“Si tus acciones inspiran a otros a soñar más, aprender más, hacer más y a ser mejores;
eres un líder” Jack Welch
Hacer buenas presentaciones, no es un tema
complicado pero si muy importante en el desarrollo de un profesional.
En mi faceta como consultor, en la cuál me
desempeño hace ocho años, enfrentando los más diversos tipos de escenarios,
desde grupos de base, comités de dirección hasta juntas directivas de las
principales compañías de Colombia y el mundo, he podido ir perfeccionando las
técnicas requeridas para desarrollar una buena presentación, y a comprobar la
importancia que esto tiene para movilizarse en el mundo empresarial.
En este artículo haré un recorrido por las
tres fases en las que hay que trabajar, para hacer presentaciones memorables
que ayuden a impactar y contribuir a que el auditorio saque el mayor provecho
posible de su ponencia.
La primera fase es el periodo antes de la
presentación, que empieza días antes y culmina justo en el momento en que se
enfrenta al auditorio, dando paso al intercambio de conocimientos del
conferencista con el público.
La segunda fase, justamente se lleva a
cabo durante el desarrollo de la presentación, y es la gran oportunidad de
aportar a un grupo de personas que generosamente han sacado de su tiempo para
oír y aprender de esta interacción.
La tercera fase, es el espacio para hacer
preguntas y respuestas, cerrar y concluir acerca de lo que sucedió en el desarrollo
de la presentación.
Algunos se preguntarán, y cual es la fase
más importante? Mi respuesta es que cada fase tiene un objetivo y una
importancia diferente, de tal forma que hay que cuidar de cada una de ellas
para que la experiencia como ya lo anotaba, sea memorable para el auditorio,
que es el componente más importante y el protagonista de la presentación.
En la fase uno, primero se debe considerar
el tipo de auditorio al que se dirige su exposición.
El discurso y el mensaje difiere
considerablemente dependiendo del auditorio. Si es un grupo de estudiantes de
primer semestre de universidad, un grupo con mucha formación académica, o un
grupo de empresarios; incluso en las empresas hay que considerar si se está
frente a operarios, áreas funcionales, comité de dirección o junta directiva de
la organización.
Por ejemplo, a los operarios hay que
hablarles en lenguaje muy simple y hasta anecdótico, intentando dibujar el
mensaje en sus vivencias del día a día en su trabajo.
Si se está ante la junta directiva, el
lenguaje debe ser más técnico, muy concreto y tocando los puntos más relevantes
y que sean de interés para la toma de decisiones.
Eso sí, la recomendación ante cualquier
auditorio, es actuar de manera natural, respetando el auditorio y teniendo
claro que los protagonistas son ellos y
no usted.
De acuerdo con esto, entonces prepare el
material, utilice el tono de voz más adecuado, y use el lenguaje más apropiado
para el grupo de personas que tiene al frente.
Después de tener claro el auditorio, es
importante que prepare rigurosamente el tema, hágase posibles preguntas y
sustente las respuestas. Esto le facilitará el trabajo cuando estas aparezcan
en la presentación y lo harán sentir mas seguro. Lo anterior generará un
ambiente de confianza que favorecerá la interacción con el público.
Ahora bien, es importante verificar que el
material que va a utilizar no presente errores, así como sustentar bibliográficamente
sus afirmaciones. Esto no impide que,
desde su experiencia, exponga puntos de vista, entendiendo por supuesto, que
esa no es la verdad revelada.
Es importante repetir varias veces la
presentación, bien sea ante personas críticas que además tengan conocimiento
del tema, o incluso hágalo usted mismo. Lo importante es que sea muy exigente y
corrija posibles errores que de evidenciarse en medio de la presentación, no
van a contribuir a la generación de confianza en el auditorio. Ahora bien, repetir
no significa solamente hacerlo varias veces, significa que va a construir y a
mejorar la presentación, en términos de forma y también de contenido.
La puntualidad para un conferencista es de
suma importancia, en este punto mi consejo es que llegue al sitio de la
conferencia por lo menos con media hora de anticipación. Así mismo, asegúrese
que todo está funcionando perfectamente, sobre todo las ayudas tecnológicas,
que pueden dar sorpresas en el momento menos pensado.
Utilice este espacio de tiempo en el que
el público empieza a llegar, para que se familiarice con ellos, es importante
que transforme un grupo de personas extrañas, en
un grupo de personas más conocidas; un simple saludo o unas cortas
interacciones serán suficientes.
Nuevamente le insisto que el protagonista
no es usted, el protagonista es el auditorio.
En la fase dos, la recomendación es
empezar la presentación describiendo de manera general el tema que va a
abordar; defina claramente los tópicos que va a desarrollar, estos no deberían ser más de tres ya que
superando este número, corre el riesgo de perder la atención y el interés del
auditorio.
Defina el tiempo que va a tomar,
comuníquelo y nunca lo sobrepase, esto es respeto por la gente, ellos ya tienen
total disposición de entregarse al tema en este periodo definido de tiempo y sobrepasándolo
nuevamente correría el riesgo de perderlos.
Definir las reglas del juego desde el
principio es crucial, ya que esto le da orden a la presentación y ayuda a
mantener el hilo conductor y a no perder el foco por el cual fueron convocados.
Defina por ejemplo el momento de las preguntas, llame la atención en que las
posibles discusiones se lleven a cabo en un marco de respeto, tolerancia e
inclusión de diversas opiniones.
Considere la postura, esta debe comunicar
seguridad, intente no cogerse las manos ni jugar con objetos, ya que estos son distractores que lo muestran
nervioso y dificulta la generación de confianza en las personas.
Las diapositivas deben ser limpias y no
llenas de información, considere que son ayudas visuales y no elementos de lectura,
eso sería menospreciar al público, ellos también saben leer. Háblele a personas
que lo estén mirando, esto le permite retener la atención del auditorio; use un
tono moderado, usted no es un caudillo político ni un líder religioso, esto le
dará seriedad al discurso.
Cite ejemplos que la gente conozca para
ilustrar el tema al que se está refiriendo, no trate de contarles todo lo que
usted sabe, sea moderado en lo que dice, el objeto no es demostrar que usted es
un sabio en la materia, sino transmitir y compartir un conocimiento.
Finalmente, haga una conclusión simple,
sencilla y concreta de cada uno de los tres temas que va a abordar en la
presentación
En la tercera fase, abra un espacio de
preguntas y respuestas. Cuando alguien
participe, hágalo sentir bien, manifiéstele lo importante de su aporte, esto
motivará a otros a participar y la presentación se tornará muy dinámica.
Responda a las preguntas de manera clara y
concreta, no de vueltas que esto le resta credibilidad, si no tiene la
respuesta es preferible decir que no sabe, esto es mejor que dar palos de
ciego, no menosprecie el auditorio.
Al finalizar haga una conclusión general
del tema y unas conclusiones particulares que recojan los aspectos más
relevantes de la presentación.
El cierre debe ser memorable, inspire
acción, resuma los puntos clave y de recomendaciones específicas que motiven a
la gente a la acción.
Oscar Javier Jiménez Yepes
MBA Universidad Javeriana
Twitter: @Inntegrity8
Mail:
oscar.jimenez@greatplacetowork.com
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